La réponse en trois phrases
Dans une PME, l’IA rapporte quand elle s’attaque à un flux précis qui passe de main en main : une commande qui arrive par mail et doit finir dans la gestion commerciale, une demande qui tombe sur l’adresse générale et doit trouver la bonne personne, une facture fournisseur qui doit être rapprochée d’une commande. Elle déçoit quand on l’achète comme un outil général en espérant que chaque service trouve quoi en faire. Nous commençons donc par choisir le flux qui coûte le plus d’heures, nous construisons l’outil relié à vos logiciels, et nous fixons avec vous qui relit quoi.
Ce qui change par rapport à une TPE
Dans une entreprise de deux personnes, le patron décide et relit tout. Dans une PME de 10 à 250 personnes, le travail est réparti : un commercial, une personne à l’administration des ventes (l’ADV, qui saisit et suit les commandes), une comptable, un atelier ou un dépôt, parfois un service client. Un projet d’IA doit alors répondre à quatre questions qu’une TPE ne se pose pas :
- quel service passe en premier, alors que chacun pense que son problème est le plus urgent ;
- qui est le référent interne, la personne qui connaît le flux, teste l’outil et remonte les problèmes ;
- qui relit à chaque étape, puisque le résultat passe d’une personne à l’autre ;
- quelles règles communes : quels outils d’IA sont autorisés, quelles données n’y vont jamais, qui a accès à quoi.
Si vous êtes seul ou presque, notre page IA pour les TPE propose une approche plus légère, centrée sur une seule tâche. Si vous avez un ERP, une DSI et plusieurs sites, voir IA et sur mesure pour les ETI.
Ce n’est pas pour vous si vous cherchez un logiciel prêt à installer demain (un logiciel du marché sera plus rapide), si personne ne peut consacrer un peu de temps à décrire le travail et tester, ou si la tâche visée exige un jugement engageant (juridique, médical, comptable) sans relecture humaine possible.
Trois flux, pas à pas, entre plusieurs services
Ce sont des scénarios types, pas des cas clients. Les durées citées sont des hypothèses.
1. La commande reçue par mail, jusqu’à la gestion commerciale
Un client professionnel envoie son bon de commande en PDF à l’adresse commandes. Aujourd’hui, l’ADV l’ouvre, retrouve chaque référence et recopie les lignes dans la gestion commerciale.
| Étape | Qui | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| 1 | La machine | Le mail est capté, le PDF extrait. |
| 2 | L’IA | Elle lit les lignes : référence du client, désignation, quantité, prix, date souhaitée. Elle retrouve votre référence article grâce à une table de correspondance tenue par l’ADV. |
| 3 | La machine | Une commande en brouillon est créée dans la gestion commerciale par son API (la porte qui permet à deux logiciels d’échanger des informations). |
| 4 | La machine | Les écarts sont signalés : prix différent du tarif du client, référence inconnue, délai impossible au vu du stock. |
| 5 | L’ADV | Elle ne relit que les lignes signalées, corrige, valide. La confirmation part au client. |
| 6 | L’atelier ou le dépôt | La commande validée apparaît dans le planning de préparation, comme avant. |
Par exemple, si l’ADV saisit 40 commandes par jour à 6 minutes chacune, et que l’outil ramène la relecture à 2 minutes sur les commandes sans écart, on peut chiffrer le gain avant même de construire. Le flux s’arrête si la gestion commerciale n’accepte pas d’entrée automatique : c’est la première chose à vérifier, voir connecter vos logiciels.
2. L’adresse contact qui déborde
- L’IA lit chaque mail arrivant sur l’adresse générale et le classe : demande de devis, réclamation, question technique, facture, candidature, démarchage.
- Elle extrait l’essentiel (client, numéro de commande, objet) et transmet à la bonne boîte avec un résumé de deux lignes.
- Une réclamation sur une livraison part au service client avec le numéro de commande déjà retrouvé ; une facture part à la comptabilité.
- Le tri est revu chaque matin par une personne pendant les premières semaines, puis par sondage.
Une limite volontaire : les candidatures sont transmises au responsable du recrutement sans être notées ni classées par l’IA. Le recrutement fait partie des usages à haut risque de l’annexe III du règlement européen sur l’IA, avec des obligations lourdes. Voir notre page AI Act. C’est un agent IA au sens propre : il lit, décide d’une catégorie et agit, dans un périmètre étroit.
3. La facture fournisseur rapprochée de la commande et de la réception
- La facture arrive (de plus en plus sous forme électronique, puisque toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir en recevoir depuis le 1er septembre 2026).
- L’outil retrouve la commande d’achat et le bon de réception correspondants.
- Si les quantités et les prix concordent, la facture passe dans la file « prête » de la comptabilité.
- Sinon, l’écart est expliqué en une phrase (« 3 palettes facturées, 2 reçues ») et envoyé à l’acheteur, qui décide.
- La comptable vérifie la file « prête » et prépare les pièces pour l’expert-comptable. Nous ne tenons pas la comptabilité : l’outil prépare, les professionnels décident.
Voir la lecture automatique des factures fournisseurs.
Par quel service commencer
Chaque service a son irritant. Pour trancher sans débat sans fin, on note chaque flux candidat sur quatre critères, après une ou deux semaines de mesure.
| Critère | Question | Pourquoi |
|---|---|---|
| Heures | Combien d’heures par semaine, tous postes confondus ? | Un flux qui occupe un mi-temps passe avant dix minutes par jour. |
| Vérification | Une erreur se voit-elle tout de suite ? | Commencez là où l’erreur se repère. |
| Données | L’information est-elle accessible par export ou API ? | Sinon, le projet commence par là. |
| Référent | Quelqu’un du service peut-il tester deux heures par semaine ? | Sans référent, l’outil sera contourné. |
C’est exactement le travail de notre audit IA. Pour une vue plus large de la transformation, voir le guide transformation numérique d’une PME.
Les règles à donner à l’équipe
Dans une PME, des salariés utilisent déjà des assistants d’IA, souvent sur leur compte personnel. Avant de construire quoi que ce soit, une page de règles suffit :
- les outils autorisés, avec un compte professionnel plutôt que gratuit (voir le comparatif ChatGPT, Mistral, Claude) ;
- les données interdites dans un outil non validé : données de clients identifiés, données de santé, informations sur les salariés, prix et contrats confidentiels ;
- la relecture obligatoire de tout texte qui part à l’extérieur ;
- les droits d’accès : un assistant relié aux documents ne doit montrer à chacun que ce qu’il a le droit de voir ;
- une séance de prise en main tracée, ce qui répond aussi à l’obligation de maîtrise de l’IA (article 4 du règlement européen).
Le cadre RGPD est détaillé sur notre page IA et RGPD, et notre guide utiliser l’IA en entreprise propose une base de charte.
Comment ça se passe
- Écoute et mesure. Nous rencontrons les personnes qui font le travail, pas seulement la direction. Nous chronométrons les flux visés.
- Choix d’un flux et d’un référent. Nous écrivons ensemble ce que l’outil fera, qui relit à chaque étape et comment on saura qu’il fonctionne.
- Prototype. Une première version sur vos vraies données, utilisée par le référent et un ou deux collègues.
- Mise en production. Installé dans votre environnement, à votre nom, documenté. Vous restez propriétaire du code, des accès et des données.
- Mesure et suite. Temps avant, temps après. Si le gain est réel, on passe au service suivant. Sinon, on le dit.
La méthode complète est sur notre page méthode. Des exemples par secteur : une entreprise du BTP qui chiffre des devis, un garage automobile qui gère rendez-vous et relances, un domaine viticole qui vend par plusieurs canaux.
Ce que ça ne fait pas, et les coûts des outils tiers
Les limites de l’IA. Un modèle de langage peut se tromper avec assurance. Nous construisons des outils qui proposent et qu’une personne valide, surtout quand la sortie engage l’entreprise (prix, délai, engagement contractuel). Un agent ne prend pas d’initiative hors de son périmètre.
Ce que nous ne faisons pas. Nous ne tenons pas votre comptabilité et nous ne vendons pas de logiciel fini sous notre marque.
Les coûts des outils tiers. Abonnement à un modèle de langage ou facturation à l’usage, hébergement, éventuellement un outil d’automatisation comme n8n ou Make. Ces coûts sont à votre nom, chez le fournisseur, chiffrés dans le devis avec la date du tarif. Ils ne sont jamais nuls.
Les aides publiques. Le plan Osez l’IA prévoit un Diagnostic Data IA de Bpifrance pour les entreprises de 10 à 2 000 salariés, et des Accélérateurs IA pour les entreprises de plus de 50 salariés réalisant plus de 8 millions d’euros de chiffre d’affaires et existant depuis au moins 3 ans. Ces dispositifs passent par des experts agréés par Bpifrance. z.ax n’est pas un expert agréé Bpifrance ; nous pouvons réaliser les outils une fois le diagnostic fait, quel que soit l’expert qui l’a conduit.
Comment le prix est établi
Nous n’affichons pas de prix. Il dépend du nombre de logiciels à relier et de la qualité de leurs API, de la part d’IA (une automatisation par règles fixes coûte moins qu’un agent qui lit et rédige), du niveau de contrôle exigé (relecture systématique, journal des actions, droits d’accès) et de la maintenance attendue. Le devis est établi après l’audit, avec le temps gagné estimé en face. Notre page sur le prix d’un logiciel sur mesure explique la méthode. Pour en parler : décrivez-nous le flux qui vous coûte le plus de temps.
