La réponse en trois phrases
Un audit IA sert à mesurer où votre entreprise perd du temps, avant de dépenser quoi que ce soit dans un outil. Nous observons les tâches réelles, nous les faisons chronométrer par ceux qui les font, puis nous classons les pistes selon les heures en jeu, la difficulté et le risque. Vous repartez avec une feuille de route concrète et la description précise du premier chantier, que vous pouvez faire réaliser par nous ou par quelqu’un d’autre.
Pour qui, et pas pour qui
L’audit est utile si :
- vous sentez que l’entreprise perd du temps sur des tâches répétitives, sans savoir lesquelles pèsent le plus ;
- on vous a proposé des outils d’IA et vous ne savez pas lesquels valent la peine ;
- plusieurs services utilisent des logiciels qui ne se parlent pas, et l’information est recopiée à la main ;
- vous voulez décider sur des heures mesurées, pas sur une démonstration commerciale.
Il n’est pas nécessaire si :
- vous savez déjà précisément quelle tâche automatiser : passons directement au cadrage de cette tâche ;
- votre entreprise compte une ou deux personnes : une conversation et une semaine de chronométrage suffisent, voir notre page IA pour les TPE ;
- vous cherchez un rapport stratégique sur l’IA dans votre secteur : ce n’est pas notre métier.
Un audit, semaine par semaine
Voici le déroulé type pour une PME d’une vingtaine de personnes sur deux ou trois services. C’est un exemple : le rythme réel s’adapte à votre activité.
| Quand | Ce qui se passe | Votre temps |
|---|---|---|
| Jour 1 | Premier échange avec la direction (une heure) : services, logiciels, ce qui agace le plus. On vous dit à ce moment-là si l’audit vaut la peine | 1 heure |
| Jours 2 à 4 | Entretiens d’une heure avec ceux qui font le travail : administration, accueil, commerciaux, atelier. On leur demande de montrer, écran à l’appui, comment ils font | 1 heure par personne |
| Semaines 1 et 2 | Relevé du temps : chacun note les tâches repérées sur une fiche simple (voir plus bas) | Quelques minutes par jour |
| Semaine 2 | Examen des logiciels en lecture seule : exports possibles, API, fonctions non activées | Un accès ou une démonstration |
| Semaine 3 | Analyse : calcul des heures par an, recherche de la solution la plus simple pour chaque tâche, estimation des coûts tiers | Aucun |
| Fin de semaine 3 | Restitution d’une heure et demie, document remis | 1 h 30 |
Si votre activité a un pic (fin de mois, clôture, saison des vendanges, inventaire), on s’arrange pour que la mesure le couvre : c’est souvent là que se cache le plus gros du temps perdu.
Comment on mesure le temps perdu
Le cœur de l’audit est une mesure, pas un ressenti. On demande aux personnes concernées de remplir, pendant une à deux semaines, une fiche aussi simple que celle-ci :
| Date | Tâche | Minutes | Logiciels utilisés | Ce qui a coincé |
|---|---|---|---|---|
| mardi | Saisie des bons de livraison fournisseurs | 35 | email, tableur, logiciel de gestion | 2 bons illisibles, rappel au fournisseur |
| mardi | Réponse aux demandes de devis du site | 20 | email, logiciel de devis | client à rappeler pour les dimensions |
Trois règles rendent cette mesure fiable :
- compter les retouches : le temps passé à corriger une erreur de saisie fait partie de la tâche ;
- compter les interruptions : une tâche faite en cinq fois de quatre minutes coûte plus que vingt minutes d’affilée, parce qu’il faut à chaque fois s’y remettre ;
- ramener à l’année : minutes par semaine × 47 semaines travaillées. Notre calculateur de temps gagné fait ce calcul.
Ce que l’audit produit
Le document final tient en quelques pages. En voici un extrait d’exemple, avec des chiffres d’hypothèse, pour montrer la forme :
| Tâche | Temps mesuré (hypothèse) | Solution la plus simple | Difficulté | Priorité |
|---|---|---|---|---|
| Saisie des factures fournisseurs | 3 h par semaine, soit environ 140 h par an | Lecture automatique des PDF et rangement : voir l’automatisation | Faible | 1 |
| Relances des devis sans réponse | 1 h 30 par semaine | Fonction de relance déjà présente dans le logiciel de devis, à activer | Très faible | 1 |
| Commandes reçues par email et recopiées | 4 h par semaine | Agent IA qui prépare le bon de commande, validé par une personne | Moyenne | 2 |
| Planning des interventions sur tableur | 2 h par semaine | Outil de planning du marché, puis connexion au logiciel de facturation | Moyenne | 3 |
| Questions répétées des nouveaux salariés | Non mesurable proprement | Assistant IA interne, seulement si les procédures sont écrites | Élevée | Plus tard |
On voit sur cet exemple ce que l’audit apporte : la deuxième ligne ne coûte presque rien, parce que la fonction existe déjà ; la dernière est reportée, parce qu’il faudrait d’abord écrire les procédures.
Le document comprend aussi :
- l’inventaire des logiciels, avec ce qu’ils savent échanger et ce qui bloque ;
- la description du premier chantier, assez précise pour être chiffrée : ce que l’outil fera, ce qu’il ne fera pas, qui relit quoi, comment on mesurera le gain ;
- les points de vigilance : données personnelles et RGPD, usages concernés par le règlement européen sur l’IA, dépendance à un fournisseur. Voir nos pages RGPD et IA et AI Act.
Ce que nous vous demandons pendant l’audit
- Un interlocuteur qui connaît l’entreprise, organise les entretiens et valide les constats.
- Une heure par personne interrogée. Nous venons écouter le travail réel, pas évaluer les gens.
- Une à deux semaines de relevés. C’est la partie la plus importante : sans mesure, l’audit reste une opinion.
- Un accès en lecture aux logiciels concernés, ou une démonstration. Nous ne modifions rien pendant l’audit.
Un audit fait uniquement avec la direction passe souvent à côté des tâches qui pèsent le plus, parce qu’elles sont faites ailleurs.
Ce que l’audit ne fait pas
Il ne promet pas de gain avant d’avoir mesuré. Pas de « 30 % de productivité » annoncé en début de mission. Le gain se calcule à partir des heures relevées, et il peut être faible : l’audit le dira.
Il ne pousse pas vers l’IA. Dans l’exemple ci-dessus, une seule ligne sur cinq demande vraiment de l’IA. Si un logiciel du marché ou une fonction déjà payée suffit, c’est ce que nous recommandons.
Il ne remplace pas un audit comptable, juridique ou de sécurité. Nous signalons les points de vigilance, mais nous ne sommes ni experts-comptables, ni avocats, ni auditeurs de sécurité certifiés.
Il n’est pas le Diagnostic Data IA de Bpifrance. Ce dispositif public du plan Osez l’IA s’adresse aux PME et ETI de 10 à 2 000 salariés immatriculées au RCS. Selon Bpifrance, il comprend 8 jours d’intervention d’un expert agréé par Bpifrance, sur trois mois au plus, pour un devis plafonné à 10 000 euros HT avec une subvention de 40 %. z.ax n’est pas un expert agréé Bpifrance : notre audit n’ouvre pas droit à cette prise en charge. Vérifiez les conditions à jour sur bpifrance.fr avant de déposer une demande. Si vous avez déjà bénéficié d’un Diagnostic Data IA, nous pouvons partir de ses conclusions pour passer à la réalisation.
Les coûts des outils tiers ne font pas partie de l’audit. Ils sont estimés pour chaque piste, avec la date du tarif.
Comment le prix est établi
Nous n’affichons pas de prix : l’audit d’une entreprise de quinze personnes sur un service n’a rien à voir avec celui de deux cents personnes sur cinq sites. Le prix dépend du nombre de services et de personnes à rencontrer, du nombre de logiciels à examiner, de la durée de mesure (une semaine ordinaire, ou aussi une fin de mois ou une saison) et de la profondeur attendue sur le premier chantier.
Le devis est établi après le premier échange, avant tout engagement. Si l’audit débouche sur une réalisation avec nous, il en constitue la première étape. Pour voir ce que nous construisons ensuite, lisez l’IA pour les PME ou, pour une structure plus grande, notre page ETI. Pour en parler : décrivez-nous votre entreprise.
