En bref
Une mission suit six étapes : écouter, mesurer le temps perdu, proposer par écrit, livrer un premier petit outil, mesurer à nouveau, puis décider de la suite ensemble. Vous pouvez vous arrêter après chaque étape, et tout ce qui a été construit reste à vous.
Étape 1. L’écoute : raconter une semaine normale
Le premier échange dure le temps d’une visioconférence ou d’un appel. Nous ne vous présentons pas de technologie ; nous vous demandons de raconter une semaine normale : ce qui arrive le lundi matin, ce que vous faites le soir après le travail, ce qui vous agace.
Ce que vous préparez : rien de technique. Si vous avez sous la main un exemple de ce qui revient (un devis, un bon de commande, un email de relance, le tableau que vous remplissez le vendredi), il nous fera gagner beaucoup de temps.
Ce qui en sort : une liste de trois à dix tâches candidates, écrites avec vos mots.
Étape 2. La mesure : chiffrer le temps perdu
Pour chaque tâche candidate, nous posons quatre questions :
- Combien de fois par semaine (ou par mois) revient-elle ?
- Combien de minutes prend-elle à chaque fois ?
- Qui la fait, et ce temps aurait-il pu servir à autre chose (facturer, produire, vendre) ?
- Que se passe-t-il quand elle est mal faite ou oubliée (facture non relancée, erreur de stock, commande perdue) ?
Un exemple, pour montrer le calcul : si une ressaisie de commande prend 6 minutes et revient 40 fois par semaine, cela fait 4 heures par semaine. Ce chiffre est le vôtre, et c’est lui que l’outil devra faire baisser. Quand vous n’avez aucune idée de la durée, nous vous proposons de chronométrer la tâche pendant une semaine, simplement, sur une feuille.
La question 4 compte autant que les minutes : une relance oubliée peut coûter plus cher qu’une heure de saisie. Quand le tour d’horizon est large ou flou, l’audit IA formalise cette étape.
Étape 3. La proposition écrite
Vous recevez un document court, en français courant, qui dit pour chaque tâche retenue :
- ce que l’outil fera, et surtout ce qu’il ne fera pas ;
- avec quel type de solution : relier deux logiciels, automatiser une suite d’actions, faire lire un document par une IA, ou, en dernier recours, développer un outil ;
- les abonnements tiers nécessaires, avec leur prix public et la date à laquelle nous l’avons relevé ;
- le prix de notre travail, établi pour votre cas (il n’y a pas de tarif catalogue) ;
- le premier livrable proposé et la façon dont nous mesurerons le résultat.
Si un logiciel du marché règle déjà le problème, la proposition le dit et s’arrête là.
Étape 4. Le premier livrable, volontairement petit
Nous commençons par une seule tâche, celle qui combine le plus de temps perdu et le moins de risque. Quelques exemples de premiers livrables typiques :
- la facture créée automatiquement quand le devis est signé, sans ressaisie ;
- les relances d’impayés envoyées à J+15 et J+30, avec une copie pour vous ;
- les factures fournisseurs reçues par email, lues par une IA, rangées et résumées dans un tableau que quelqu’un vérifie ;
- les demandes de contact du site triées et transmises à la bonne personne.
L’outil est installé sur des comptes ouverts au nom de votre entreprise, testé avec vos vraies données, puis utilisé en parallèle de votre méthode habituelle pendant quelques jours. Rien n’est basculé tant que vous n’avez pas constaté qu’il fait ce qui était écrit. Ce qui ne correspond pas à la proposition est corrigé.
Chaque personne concernée est formée à son rythme, en séances courtes, avec une notice d’une ou deux pages.
Étape 5. La mesure après : le gain est-il réel ?
Après quelques semaines d’usage réel, nous reprenons les chiffres de l’étape 2 : combien de fois la tâche est revenue, combien de temps il a fallu encore y passer (vérifications comprises), combien d’erreurs l’outil a faites. Un outil d’IA qui lit des factures, par exemple, se juge sur le nombre de corrections qu’il a fallu faire à la main, pas sur une démonstration.
Si le gain n’est pas là, nous le disons, et nous cherchons pourquoi : tâche mal choisie, outil mal réglé, habitude qui n’a pas changé. Parfois la bonne décision est de revenir en arrière ; c’est possible parce que l’ancienne méthode n’a pas été supprimée.
Étape 6. La suite, tâche par tâche
Quand le premier gain est mesuré, vous décidez s’il y a une suite : la tâche suivante de la liste, une connexion entre deux autres logiciels, un tableau de bord qui se remplit seul. Chaque nouvelle étape fait l’objet d’une proposition séparée. Vous n’êtes jamais engagé sur un grand projet dont vous ne voyez pas la fin.
Un outil qui tourne demande un entretien, car les logiciels auxquels il est relié changent. Une maintenance est proposée (surveillance, mises à jour, corrections), mais elle n’est pas obligatoire.
Comment la passation est organisée
Pour que vous puissiez changer de prestataire à tout moment, trois choses sont tenues à jour dès la première étape :
- la liste des comptes et accès : chaque service utilisé, à quel nom il est ouvert, qui y a accès ;
- la documentation : ce que fait chaque automatisation, ce qui la déclenche, quoi vérifier si elle s’arrête ;
- le code et les exports : le code source s’il y en a, et les données exportables dans un format lisible (tableur, CSV).
Les accès qui nous sont donnés sont des accès nominatifs que vous pouvez retirer à tout moment. Les mots de passe ne circulent pas par email.
Les données et l’IA
L’hébergement est choisi avec vous selon la sensibilité des données, avec une préférence pour l’Union européenne quand c’est possible. Seules les informations nécessaires à une tâche sont envoyées à un service d’IA, et ce choix figure dans la proposition. Ce que dit la loi est détaillé dans le guide IA et RGPD.
Ce que nous refusons de faire (tenir votre comptabilité, ouvrir des comptes à notre nom, promettre des heures avant de les mesurer) est listé sur la page à propos. Pour démarrer, décrivez-nous la tâche qui vous prend du temps.
