Logiciel pour entreprise de nettoyage : planning, contrats et facturation

Quel logiciel pour une entreprise de nettoyage

Plusieurs logiciels du marché se présentent comme destinés à la propreté (PROPRET, Progiclean ou Organilog, par exemple). Ils réunissent en général le planning des agents, le pointage, les contrats et la facturation. Pour une entreprise de quelques agents, l’un d’eux suffit souvent, et c’est la première piste à essayer.

Les critères qui comptent dans ce métier ne sont pas ceux d’un logiciel du bâtiment :

• Le planning par site et par agent, avec les horaires décalés (tôt le matin, le soir) et les temps partiels.
• La gestion des absences : le logiciel voit-il immédiatement les sites découverts, et propose-t-il des remplaçants ?
• Le pointage sur téléphone, réglable sans géolocalisation continue.
• La facturation mensuelle depuis les contrats, avec les prestations ponctuelles ajoutées dans le mois.
• L’historique d’affectation des agents par site, que vous devrez fournir si un marché change de prestataire (voir les obligations plus bas).
• L’export vers votre logiciel de paie, souvent le point faible.

Faites l’essai avec une vraie semaine de planning, absences comprises. Si le logiciel tient, gardez-le. S’il bute sur vos règles propres ou ne parle pas à votre paie, c’est là que l’automatisation et le sur mesure servent.

Les tâches qui prennent du temps dans une entreprise de nettoyage

Une entreprise de propreté ne ressemble à aucun autre métier du bâtiment. Elle ne vit pas de chantiers ponctuels, mais de contrats récurrents : des bureaux trois soirs par semaine, une copropriété le mardi, un cabinet médical tous les matins. Elle emploie souvent beaucoup d’agents à temps partiel, répartis sur des dizaines de sites, avec des horaires décalés. Et ses clients professionnels lui demandent des documents de sécurité et de conformité sociale à chaque nouveau contrat.

Le temps se perd donc sur le planning, le contrôle des heures, la facturation mensuelle et les documents exigés par les clients.

Le planning des agents sur plusieurs sites

Un agent malade à 5 heures du matin, et il faut trouver un remplaçant pour trois sites avant 7 heures. Avec un tableur et un téléphone, c’est une course.

• Ce qui s’automatise : un planning par site et par agent, qui signale les trous dès qu’une absence est déclarée, propose les agents disponibles et proches, et leur envoie la mission par SMS avec l’adresse, le code d’accès et les consignes du site.
• Outil : le module de planning d’un logiciel de propreté, ou un outil métier sur mesure quand vos règles sont particulières (agents qui ne peuvent pas conduire, sites qui exigent une habilitation, clients qui refusent un agent).
• Limite : l’outil ne connaît pas les préférences ou les contraintes non écrites de vos agents. Le choix final du remplaçant reste celui du chef d’équipe.

Le pointage et le contrôle des heures

Le client veut savoir que le passage a eu lieu. Vous devez savoir combien d’heures payer. Les feuilles d’heures papier se perdent et se contestent.

• Ce qui s’automatise : un pointage sur téléphone à l’arrivée et au départ du site, un rapport mensuel des heures par agent et par site, transmis à la personne qui prépare la paie.
• Limite : la géolocalisation des salariés est encadrée par le RGPD et par le droit du travail. Elle doit être justifiée, proportionnée, et les agents doivent en être informés. Nous vous aidons à la configurer de façon raisonnable, voir RGPD et IA.

Le devis et le chiffrage d’un nouveau contrat

Chiffrer un contrat de nettoyage, c’est estimer des surfaces, des fréquences, des cadences horaires par type de local (bureaux, sanitaires, circulations), puis convertir en heures et en prix mensuel.

• Ce qui s’automatise : un calculateur qui part des surfaces et des fréquences, applique vos cadences, et produit un devis mensuel avec le détail des prestations. Un assistant peut aussi lire un cahier des charges de client et en extraire les fréquences demandées, local par local. Le principe des ouvrages types, appliqué ici aux cadences, est décrit dans le guide faire ses devis plus vite.
• Limite : vos cadences sont votre savoir-faire. L’outil les applique, il ne les invente pas, et une visite reste nécessaire.

La facturation mensuelle et les avenants

Chaque mois, il faut facturer des dizaines de contrats, avec les prestations ponctuelles en plus (vitrerie, remise en état après travaux), les jours fériés, les avenants de fréquence.

• Ce qui s’automatise : la génération des factures mensuelles à partir des contrats, l’ajout des prestations ponctuelles validées dans le mois, l’envoi, puis la relance des factures échues. Voir le guide automatiser sa facturation et ses relances.
• Outil : votre logiciel de facturation, relié à votre planning par une connexion entre logiciels.
• Limite : un avenant mal saisi produit une facture fausse chaque mois. Le contrôle humain du premier mois après chaque changement reste indispensable.

Les documents exigés par les clients

Un nouveau client professionnel demande une attestation de vigilance, une attestation d’assurance, parfois un plan de prévention à établir ensemble avant le début des prestations. Ces documents expirent et doivent être renvoyés régulièrement.

• Ce qui s’automatise : un classeur numérique par client avec les documents fournis et leurs dates, une alerte avant expiration, un envoi automatique de la nouvelle attestation de vigilance tous les six mois aux clients concernés.
• Limite : le plan de prévention se construit avec le client, après une inspection commune du site. L’outil prépare le modèle et garde la trace, il ne fait pas l’inspection.

Le contrôle qualité

Les contrats de propreté se perdent souvent sur des réclamations répétées.

• Ce qui s’automatise : une grille de contrôle sur téléphone pour le chef d’équipe, avec photos, et un rapport mensuel de qualité envoyé au client. Un assistant téléphonique IA peut aussi enregistrer les réclamations hors des heures de bureau.

Ce qui ne marche pas encore

L’IA ne calcule pas une cadence de nettoyage fiable à partir d’un plan. Elle ne remplace pas la visite de site, ni la relation avec le responsable des services généraux du client. Les logiciels de paie et les outils de pointage ne communiquent pas toujours entre eux : il faut parfois un export en tableur intermédiaire. Et la reprise de personnel lors d’un changement de prestataire reste une procédure juridique et sociale qui demande un vrai suivi humain.

Pour une petite entreprise de quelques agents, un logiciel de gestion d’entreprise de propreté du marché suffit souvent. Le sur mesure prend son sens quand vous avez des règles de planning propres, plusieurs outils qui ne se parlent pas, ou des clients qui exigent des rapports spécifiques.

Par où commencer

1. Compter le temps du lundi matin : remplacements, appels, réorganisations. C’est souvent le premier gisement.
2. Mettre tous les contrats dans une seule base : client, site, fréquence, prix, documents. C’est elle qui alimentera le planning et la facture.
3. Automatiser la facturation mensuelle depuis cette base, puis le planning.
4. Compter à nouveau le temps du lundi matin deux mois plus tard. Le calculateur de temps gagné le convertit en heures par an.

Obligations de l’entreprise de nettoyage à intégrer dans vos outils

• Plan de prévention : quand vos agents interviennent chez un client (l’entreprise utilisatrice), une inspection commune préalable du site est prévue (code du travail, article R4512-2). Le plan de prévention doit être écrit si l’intervention atteint au moins 400 heures sur douze mois, y compris quand ce seuil est atteint en cours de contrat, ou si elle comporte des travaux dangereux listés par l’arrêté du 19 mars 1993 (articles R4512-6 et R4512-7). Pour un contrat de bureaux à l’année, le seuil de 400 heures est vite atteint : votre outil peut le calculer.
• Attestation de vigilance : vos clients doivent vous la demander pour tout contrat d’au moins 5 000 euros hors taxe, puis tous les six mois (entreprendre.service-public.gouv.fr). Votre outil peut l’envoyer avant qu’on vous la réclame.
• Reprise du personnel : l’article 7 de la convention collective des entreprises de propreté (l’ancienne « annexe 7 ») organise le transfert des salariés affectés à un marché qui change de prestataire, sous conditions, notamment d’ancienneté sur le marché et de part du temps de travail qui y est consacrée (Légifrance, convention collective IDCC 3043, article 7). Votre base doit donc savoir quels agents sont affectés à quel site, depuis quand et pour quelle part de leur temps : c’est ce que l’entreprise entrante vous demandera.
• Particuliers : si vous faites du ménage à domicile en tant qu’organisme de services à la personne déclaré et exerçant cette activité à titre exclusif, la TVA est de 10 % (BOFiP, BOI-TVA-LIQ-30-20-80), vos clients bénéficient d’un crédit d’impôt de 50 % des sommes versées, dans la limite d’un plafond, et vous leur remettez une attestation fiscale annuelle (impots.gouv.fr, emploi à domicile). Un outil peut la générer à partir des factures payées.
• Factures mensuelles et retards : vos clients professionnels paient au plus tard à 60 jours après l’émission de la facture (45 jours fin de mois si le contrat le prévoit), et chaque facture payée en retard ouvre droit à une indemnité forfaitaire de 40 euros (Code de commerce, article L441-10). Avec des dizaines de factures mensuelles, un tableau des échéances relié aux relances évite que ces retards s’installent.
• Facture électronique : presque toutes vos factures vont à des entreprises, donc presque toutes devront être émises au format électronique à partir du 1er septembre 2027 si vous êtes une TPE ou une PME, la réception étant déjà obligatoire depuis le 1er septembre 2026 (entreprendre.service-public.gouv.fr). Vos factures récurrentes doivent donc sortir d’un logiciel relié à une plateforme agréée. Voir la facture électronique pour un artisan.

Récapitulatif pour une entreprise de propreté

La dernière colonne dit ce qu’il faut compter pour savoir si le changement sert : ce sont des hypothèses, pas des promesses.

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