Logiciel de facturation pour taxi conventionné : facturer la CPAM sans ressaisie

Les tâches qui prennent du temps pour un taxi conventionné

Un taxi conventionné transporte des patients pour l’Assurance maladie, dans le cadre d’une convention signée avec la caisse primaire (CPAM). La course se fait en voiture ; la facturation, elle, se fait le soir. Prescriptions à vérifier, droits du patient à contrôler, factures à télétransmettre, pièces à envoyer dans les délais, rejets à corriger : c’est là que les heures disparaissent.

La facturation elle-même passe obligatoirement par un logiciel certifié par le CNDA (le centre de l’Assurance maladie qui agrée les logiciels). z.ax n’en vend pas et n’en développe pas. Ce que nous faisons, c’est automatiser tout ce qui se passe autour : avant la facture et après.

Choisir ou garder son logiciel de facturation : les points à vérifier

Si vous cherchez un logiciel de facturation pour taxi conventionné, la première question n’est pas le prix, c’est la certification. Demandez à l’éditeur, par écrit :

1. Le logiciel est-il certifié par le CNDA pour les taxis, dans sa version actuelle ? Depuis le 31 mai 2026, la convention n’admet plus que la norme B2 avec un logiciel certifié.
2. Les nouveaux tarifs sont-ils à jour : forfait de prise en charge, tarif kilométrique de votre département, abattements du transport partagé ?
3. Comment les pièces justificatives sont-elles numérisées et envoyées à la caisse, et le logiciel signale-t-il un lot incomplet avant la fin du délai ?
4. Que prévoit l’éditeur pour la géolocalisation certifiée obligatoire au 1er janvier 2027, et pour le retour de SEFi ?
5. Que peut-on exporter : courses, factures, retours de paiement, rejets ? C’est ce qui permettra d’automatiser le reste sans toucher au logiciel.

Un bon logiciel certifié fait la facture et la télétransmission. Il ne prend pas les appels pendant que vous conduisez, ne range pas les photos de prescriptions prises sur un parking et ne rapproche pas les virements de votre banque. C’est sur ces tâches que nous intervenons.

La prise de course et la prescription

Les demandes arrivent par téléphone, par l’établissement de soins, par message. Il faut noter l’horaire, l’adresse, le type de transport, vérifier qu’une prescription médicale de transport existe et qu’elle est complète.

• Ce qui s’automatise : une fiche de course remplie dès la demande, avec les champs dont la facture aura besoin (horaires, lieux, prescripteur). Un assistant téléphonique IA peut prendre les demandes simples quand vous conduisez et vous les envoyer par écrit.
• La limite : l’assistant ne juge pas si la prescription est valable. Il collecte, vous vérifiez.

Le planning et le transport partagé

La convention encourage le transport partagé (au moins deux patients ensemble), avec un abattement selon le nombre de patients. Repérer les courses compatibles demande de croiser les horaires et les destinations.

• Ce qui s’automatise : un planning qui regroupe les courses du lendemain par créneau et par destination, et signale celles qui pourraient être partagées, sauf mention contraire sur la prescription.
• La limite : l’outil propose, vous décidez. L’état du patient, une attente à l’hôpital, un rendez-vous décalé ne se prévoient pas.

Les pièces justificatives

Après télétransmission, la convention prévoit l’envoi des pièces dans les 15 jours : facture ou annexe signée, prescription, bulletin de situation le cas échéant, bordereau du lot. Une pièce oubliée, c’est un paiement retardé.

• Ce qui s’automatise : photographier les documents en fin de course ; ils sont rangés par lot, le bordereau se prépare, et un rappel part avant la fin du délai pour chaque lot incomplet. C’est une automatisation simple, qui ne touche pas au logiciel certifié.
• La limite : la signature du patient se recueille sur place. Aucun outil ne la rattrape après coup.

Le suivi des paiements et des rejets

La caisse paie, refuse ou demande une correction. Les retours arrivent dans le logiciel de facturation, mais il faut encore les rapprocher des courses et des virements sur le compte.

• Ce qui s’automatise : chaque matin, une liste des courses payées, en attente ou rejetées, avec le motif. Un tableau de bord montre le montant en attente par caisse et par semaine. Si votre logiciel exporte ses retours, on le connecte à ce tableau.
• La limite : tout dépend de ce que votre logiciel certifié laisse sortir. Certains exportent tout, d’autres presque rien. On le vérifie avant de promettre.

Les courses privées et les clients professionnels

Gares, aéroports, entreprises, hôtels : les courses hors Assurance maladie se facturent autrement, et les clients professionnels paient parfois en retard.

• Ce qui s’automatise : facture produite à partir de la course, envoi, relances polies et régulières. Notre guide pour automatiser la facturation détaille la démarche.
• La limite : pour vos clients professionnels, ces factures entreront dans la facture électronique obligatoire (voir plus bas).

Notre place à côté du logiciel certifié

Nous ne vendons ni logiciel de facturation taxi, ni boîtier de géolocalisation. Le logiciel certifié reste la seule porte vers l’Assurance maladie. Ce que nous ajoutons se situe avant lui (la fiche de course, la prescription photographiée) et après lui (les rejets, les virements, les courses privées), avec une petite application métier ou des automatisations. Côté comptabilité, vos relevés de courses et de paiements arrivent rangés chez votre expert-comptable ; c’est lui qui tient les comptes.

Ce qui ne marche pas encore

• Télétransmettre à la CPAM depuis un outil sur mesure : ce n’est pas autorisé sans certification du CNDA. Nous ne le proposons pas.
• SEFi taxis : la convention prévoit qu’il devienne obligatoire au plus tard le 1er janvier 2027, mais le CNDA a annoncé sa fermeture temporaire à partir du 1er octobre 2025, le temps de l’adapter à la nouvelle convention. Le calendrier de reprise n’est pas publié dans la décision que nous avons lue. Suivez les annonces de votre CPAM et de votre éditeur.
• Vérifier automatiquement les droits du patient hors du logiciel certifié : le service de vérification des droits (PEC + TIRAT) s’utilise dans le cadre prévu par l’Assurance maladie.
• La signature du patient reste un geste en présentiel.

Par où commencer

1. Faire le compte des trois derniers mois : combien de lots payés en retard, combien de rejets, et pour quel motif ? Ce chiffre dit où se trouve l’argent bloqué.
2. Poser à votre éditeur les cinq questions du début de cette page, en particulier sur les exports.
3. Choisir une tâche : souvent les pièces justificatives, parce qu’une pièce oubliée bloque le paiement de tout un lot.
4. Tester un mois, comparer les retards de paiement avant et après, et chiffrer le temps du soir récupéré avec le calculateur de temps gagné. C’est notre méthode.

Obligations du métier à garder en tête

La convention-cadre nationale taxis

L’arrêté du 29 juillet 2025 approuve la convention-cadre nationale entre les entreprises de taxi et l’Assurance maladie (Légifrance). Elle prévoit notamment :

• la télétransmission en norme B2 comme mode de facturation obligatoire en attendant SEFi, et, à compter du 31 mai 2026, uniquement avec un logiciel certifié ;
• l’envoi des pièces justificatives dans les 15 jours suivant la télétransmission, et un paiement sous cinq jours au plus, sous réserve de leur réception ;
• des mentions obligatoires sur chaque facture (horaires et lieux de départ et d’arrivée, immatriculation, conducteur, nombre de patients, kilomètres, prescripteur, signature) ;
• de nouveaux tarifs au 1er novembre 2025, dont un forfait de prise en charge de 13 euros incluant les 4 premiers kilomètres, et un tarif kilométrique fixé par département ;
• un dispositif de géolocalisation certifié obligatoire au 1er janvier 2027 pour garder le conventionnement ;
• le tiers payant : l’assuré peut être dispensé d’avance de frais, la part de l’Assurance maladie étant versée directement au taxi ; dans certaines situations définies par arrêté, le refus du transport partagé peut conditionner cette dispense.

SEFi et la vérification des droits

La décision du 13 février 2025 décrit SEFi comme un service intégré au logiciel du taxi, qui produit la facture à partir de la prescription, et rend obligatoire la vérification des droits par PEC + TIRAT (Légifrance). Le CNDA a suspendu temporairement SEFi taxis à partir du 1er octobre 2025 (décision du 16/03/2026).

La facture électronique

Vos factures à l’Assurance maladie continuent de passer par le logiciel certifié, en norme B2. La facture électronique entre entreprises touche surtout vos autres relations : vous devez pouvoir recevoir en électronique les factures de votre garage ou de votre loueur depuis le 1er septembre 2026, et vos courses facturées aux entreprises et aux hôtels partiront en électronique au 1er septembre 2027 (impots.gouv.fr). Voir la facture électronique pour les TPE.

Les données de santé

Une prescription de transport révèle qu’une personne se soigne : c’est une donnée de santé, protégée par le RGPD. Elle ne doit pas transiter par n’importe quel outil. Voir IA et RGPD avant de confier ces documents à un service d’IA.

Tâche par tâche : ce qu’on peut viser

Ce qu’il faut mesurer avant et après, tâche par tâche. Les durées citées sont des exemples.

Les taxis partagent avec les garages automobiles la gestion d’un véhicule de travail, et avec les restaurants le téléphone qui sonne au mauvais moment.