Documento de requisitos de un sitio web: por qué la plantilla descargable no sirve

Quien busca un documento de requisitos para su sitio web suele añadir plantilla, ejemplo, pdf o word. Es lógico: se quiere un documento que rellenar. Es también justo lo que produce documentos de requisitos inútiles.

Una plantilla te da la estructura de un documento. No te da las decisiones, y un documento de requisitos no es más que una lista de decisiones ya tomadas. Rellenado sin ellas, produce presupuestos que no podrás comparar, porque cada proveedor habrá llenado los huecos a su manera.

La prueba que dice si el tuyo sirve de algo

Dáselo a dos proveedores sin hablar con ellos. Si vuelven con dos precios muy distintos, el documento no ha hecho su trabajo: dejaba sitio para dos proyectos diferentes. Un buen documento de requisitos acerca los presupuestos. No los vuelve idénticos, pero hace que sus diferencias se puedan explicar.

Las seis decisiones que nadie puede tomar por ti

1. Lo que debe hacer el visitante. No «presentar la empresa», sino la acción precisa: llamar, pedir presupuesto, reservar, comprar. Un sitio sin acción esperada no se puede juzgar como éxito ni como fracaso.

2. Quién escribe los textos. Es la primera fuente de diferencia entre dos presupuestos y la primera causa de retraso. Decídelo antes, no durante.

3. Quién actualiza el sitio, y con qué frecuencia. Un sitio que cambia una vez al año y uno que cambia cada semana no se construyen igual. Nombra a la persona, no al departamento.

4. Lo que debe existir el primer día y lo que puede esperar. Dos listas separadas. Ponerlo todo en la primera multiplica el presupuesto sin acelerar nada.

5. Con qué debe conectarse el sitio. Terminal de venta, agenda, herramienta de facturación, CRM. Una integración descubierta a mitad de camino es lo que hace descarrilar un proyecto.

6. Quién decide. Una persona capaz de elegir entre dos opciones en veinticuatro horas. Es el punto más determinante, y el que menos aparece en un documento de requisitos.

Lo que no conviene incluir

La tecnología. Escribir «sitio en WordPress» antes de describir la necesidad es elegir la respuesta antes que la pregunta. Deja que el proveedor proponga y juzga cómo lo justifica.

Un número de páginas. No dice nada del trabajo real. Cinco páginas con un sistema de reservas cuestan más que treinta páginas de contenido.

Dos páginas bastan

Un documento de requisitos útil cabe en dos páginas: las seis decisiones anteriores, la lista de lo que ya existe (textos, fotos, cuentas, datos) y una fecha. El resto es relleno, y el relleno es justo lo que una plantilla descargada te anima a producir. La acción esperada importa también más allá de la construcción: en las páginas de resultados, un enlace que no responde a una necesidad precisa rara vez recibe clics, como muestran nuestros datos sobre las búsquedas sin clic.

¿Tu proyecto es una aplicación y no un sitio web? Las decisiones no son las mismas, y las tiendas de aplicaciones añaden sus propias reglas: consulta las nueve decisiones antes de pedir presupuesto para una app. Y cuando el documento esté listo, nuestra guía sobre cuánto cuesta una aplicación web a medida da los rangos que cabe esperar.